Das Heft muss unter die Leute

Drei bewährte Modelle der Verteilung

a) Ehrenamtliche Austräger

Im Idealfall gibt es in der Gemeinde genügend ehrenamtliche Helfer, die sich um die Verteilung des Blatts kümmern. Damit dies auch langfristig zuverlässig funktioniert, ist einiges an Organisationstalent und Beziehungspflege gefragt. Bewährt hat sich, das Verteilungsgebiet in kleinere Bezirke aufzuteilen, die gerade so groß sind, dass eine Person die Hefte jeweils an einem Nachmittag bequem in alle Briefkästen befördern kann. Sind die Bezirke zu groß, besteht die Gefahr, dass es manche Austräger überfordert. Ein solches Vertriebsmodell kann jedoch langfristig nur gelingen, wenn möglichst viele Helfer vorhanden sind und dauerhaft dabei bleiben.

Optimalerweise wohnt ein Austräger auch gleich in seinem Bezirk. Viele Empfänger sind froh, ein bekanntes Gesicht mit dem Pfarrbrief zu verbinden. Überhaupt sind persönliche Kontakte für den Aufbau und die Pflege eines Vertriebssystems am wichtigsten. Ein regelmäßiger Dank an die vielen Helfer, die das Heft verteilen, sollte selbstverständlich sein. Neben der namentlichen Erwähnung im Gemeindebrief kann das auch in Form einer Einladung zu einem gemeinsamen Erlebnis geschehen. Das verstärkt die Bindung der Ehrenamtlichen untereinander und lässt sie spüren, dass sie mit ihrem Dienst nicht alleine sind, und sie damit teilhaben an einer gemeinsamen guten Sache.

b) Organisation des Vertriebs durch (Jugend-)gruppen und Verbände

Eine weitere Möglichkeit das Heft unter die Leute zu bringen, sind vor Ort ansässige (Jugend-)gruppen und Verbände, manchmal auch Einzelpersonen, die sich gegen eine Aufwandsentschädigung um die Verteilung kümmern. Wenngleich der finanzielle Aufwand dadurch höher ist als bei ehrenamtlichen Helfern, entfällt dafür oft der Organisationsaufwand, ein Vertriebsnetz aufrecht zu erhalten. Diese Aufgabe übernimmt dann im Regelfall der Verband / die Gruppe.

c) Professionelle Dienstleister

Kommerzielle Lösungen, wie der Postversand (z.B. als Büchersendung) oder die Nutzung der Vertriebsnetze von Mitteilungsblättern, Anzeigenblättern oder Werbeprospekten sind meistens mit höheren Kosten verbunden. Doch sind diese mancherorts ein ebenso gangbarer Weg, den Pfarrbrief in die Haushalte zu bringen.

Letztlich ist die Entscheidung für die eine oder die andere Möglichkeit abhängig von den Gegebenheiten vor Ort: Wie setzt sich unser Team zusammen? Was können wir selber leisten? Wo benötigen wir Hilfe von außen? Wie finanziert sich unser Pfarrbrief?

Pro und Contra persönliche Adressierung

Idealerweise ist ein Pfarrmagazin, das an alle Haushalte der Gemeinde verteilt wird, persönlich an jeden Empfänger(-Haushalt) adressiert. So erscheint die Zeitschrift wie ein persönlicher Brief und hebt sich dadurch von allen anderen – nicht adressierten – Werbesendungen im Briefkasten ab. Wo der Pfarrbrief an alle katholischen Haushalte verteilt wird, ermöglicht die Adressierung eine schnelle Sortierung und Verteilung der Hefte.

Für die Adressierung bieten sich zwei Verfahren an:

a) Adressaufdruck in der Druckerei

Einige Druckereien bieten neben dem reinen Druck eines Pfarrmagazins auch den Service an, die Zeitschriften mit angelieferten Daten zu adressieren („Lettershop“). Dieses Verfahren ist i.d.R. nicht all zu teuer, ist für bestimmte Formen des Postversands erforderlich und wirkt professionell. Ein großes Hindernis ist der Datenschutz, da u.U. Adressdaten aus dem kirchlichen Meldewesen an die Druckerei übermittelt werden müssen. In der Regel muss sich die Druckerei den – relativ strengen – Regeln des kirchlichen Datenschutzes unterwerfen, was für größere Unternehmen jedoch kein Problem darstellt. Je nach Aufbereitung der Adressen kann die Druckerei die Pfarrbriefe für die Auslieferung nach Städten und Straßen sortieren und so die Verteilung erleichtern. Bei der technischen Abwicklung einer solchen Zusammenarbeit sollten die Datenschutz- und IT-Abteilungen der (erz-)bischöflichen Ordinariate/Generalvikariate die Pfarrbrief-Redaktionen unterstützen können.

b) Adressaufkleber

Viele Pfarreien/Gemeinden adressieren Ihre Pfarrbriefe selbst. Dadurch entfällt das Datenschutz-Problem. Durch das Bekleben oder Beschriften von womöglich tausenden Zeitschriften fällt aber deutlich mehr Arbeit im Bereich der Pfarrei an.

Verzichtet man auf den Aufwand der Adressierung, bietet sich die Verteilung an Hand von Adresslisten an. Bei der Produktion spart man sich nicht nur Kosten und Datenschutz-Diskussionen, sondern kann unter Umständen auch flexibler mit den – nicht personalisierten – Heften umgehen.

Darf der Pfarrbrief trotz der Aufschrift „Bitte keine Werbung“ oder „Bitte keine kostenlosen Zeitungen“ in den Briefkasten eingeworfen werden?

Zu diesem Thema äußert sich der Diözesandatenschutzbeauftragte der norddeutschen Bistümer in einem im September 2018 veröffentlichten Informationsblatt, welches Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz gibt. Demnach sind Pfarrbriefe keine Werbung und auch keine kostenlosen Zeitungen. Da es sich vielmehr um eine kirchliche Aufgabe handelt, ist die Zustellung des Pfarrbriefs rechtmäßig (vgl. KDG Art. 6 Abschnitt 1 lit. f, g).

Praxistipp: Ungeachtet der Rechtslage empfiehlt es sich sorgfältig abzuwägen. Wenn jemand partout den Pfarrbrief nicht haben möchte, und dies auch eindeutig bekundet, beispielsweise durch einen Anruf im Pfarramt, sollte der Wille dieses Mitmenschen respektiert werden.