Praxistipps für PR- und Pressearbeit

Podium

© Dr. Paulus Decker

Die Pressemappe wird bedarfsweise für eine Pressekonferenz oder ein Pressegespräch angefertigt. Sie wird vor der Konferenz oder vor dem Gespräch an die anwesenden Journalisten verteilt. Außerdem kann sie an Journalisten, die nicht teilnehmen, verschickt werden.

Der Zweck

  • Die Pressemappe dient als Absicherung der Fakten für den Ausrichter einer Pressekonferenz oder eines Presse-Gesprächs.
  • In der Mappe sind alle wichtigen Fakten schriftlich festgehalten.
  • Sie erleichtert Journalisten die Arbeit:
  • Zahlen, Fakten, Namen, Kernaussagen müssen während des Gesprächs nicht mit notiert werden. Dafür können sie sich anderen Details eines Pressetermins widmen: Welchen Eindruck hinterlassen die Gesprächspartner? Wie ist die Stimmung im Haus?

Der Inhalt

  • Eine kurze Übersicht, welche Materialien sich in der Mappe befinden
  • Der Text des Einladungsschreibens, das an die Redaktionen verschickt wurde
  • Eine ausführliche Namensliste aller Gesprächspartner
  • Vor- und Nachname, Titel, Arbeitsbereich, Funktion in der Pfarrgemeinde bzw. in der Institution oder Organisation sowie die jeweilige Adresse und
  • Tel.-/Fax-Nr. und Mail-Adresse sind anzuführen.
  • Eine Presse-Mitteilung, die alle entscheidenden W-Antworten beinhaltet
  • Ein Blatt mit Statements der Gesprächspartner. Um zitierbar zu sein, müssen die Statements als direkte Rede gekennzeichnet und mit Vor- und Nachnamen der Sprecher versehen sein.
  • Alle wichtigen Zahlen und Daten
  • Diese können als Tabellen und Grafiken übersichtlich präsentiert werden. Ggf. mit dem Vermerk, dass die Tabellen und Grafiken veröffentlicht werden dürfen.
  • Verweis auf vorhandene Fotos zum Anliegen der Pressekonferenz / des Presse-Gesprächs
  • Ein Antwort-Formular, mit dem die Journalisten ihre Aufnahme in den Presse-Verteiler erbitten oder den Newsletter abonnieren können

Die Gestaltung

  • Die Mappe selbst ist ein wenig größer als die eingelegten DIN A4-Blätter.
  • Sie ist als „Pressemappe" gekennzeichnet.
  • Auf der vorderen und der hinteren Umschlagseite sind außen gut sichtbar Signet oder Logo sowie der Name der Institution abgedruckt.
  • Innen steht auf der linken Umschlagseite der Name der Institution mit vollständiger Adresse.
  • Die Mappe kann Laschen haben, in die die Info-Blätter eingelegt werden.
  • Alle eingelegten Blätter sind gleichartig gelayoutet: einseitig bedruckt, Schriftgöße min. 13 Pt und 1,5zg Zeilenabstand, großer Seitenrand. Dazu sind die Blätter mit Seitenzahlen versehen und tragen den Namen der Institution, die zur Konferenz oder zum Gespräch eingeladen hat.
  • Die Pressemappe ist keine Sammelmappe! Weder alte Flyer, überzählige Broschüren noch vorhergehende Medienberichte (schlimmstenfalls die der Konkurrenz) gehören in die Mappe.

Das Ziel

Journalisten lassen sich durch eine Pressemappe zwar nicht unbedingt den Inhalt ihrer Berichterstattung vorgeben, aber sie greifen gerne auf die Infos einer Pressemappe zurück.
Insofern beeinflusst eine inhaltlich gute Pressemappe wohl die Medienberichte.

Nehmen Journalisten die Pressemappe zu Hilfe, ist dies dem Ausrichter einer Pressekonferenz oder eines Pressegesprächs durchaus genehm. Beim Erstellen der Mappe berücksichtigt er die Hilfs- und Orientierungsfunktion der Pressemappe: Zahlen, Zitate, Hinweise wird er gut auswählen.

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