Störergrafik 15 Jahre - 15 Tipps

15 Tipps für Ihren Pfarrbrief

Zum 15-jährigen Bestehen von Pfarrbriefservice.de erhalten alle Redaktionen ein Geschenk. Die Broschüre „15 Tipps für Ihren Pfarrbrief“ gibt 15 Impulse zu Fragen, die Redaktionen am häufigsten stellen. Sie gibt Anregungen, den eigenen Pfarrbrief weiterzuentwickeln. Neben der Printfassung gibt es die Broschüre auch online: Entweder als PDF zum Download oder als Online-Fragebogen zum Ausfüllen.

Praxistipps für PR- und Pressearbeit

Das Ziel des Anschreibens

Mit Ihrem Brief an die Redaktionen verfolgen Sie drei Ziele:

  1. Die Redaktionen sollen eine kurze Übersicht zu Inhalten und Anliegen der Veranstaltung erhalten
  2. Die Redaktion sollte von der Wichtigkeit ihrer persönlichen Teilnahme überzeugt werden
  3. Die Redaktion sollte für eine Berichterstattung gewonnen werden.

Diese Ziele sind maßgebend für den Inhalt des Anschreibens.

Der Text des Anschreibens

  • Eine Betreff-Zeile nennt Thema/Inhalt (Worum geht es?) und Anlass (Pressegespräch oder Veranstaltung).
  • Es folgt die Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren, …".
  • Ein bis drei Sätze skizzieren durch W-Antworten das Thema / den Inhalt.
  • Ein Satz lädt die Redaktion ein zur Teilnahme am Pressegespräch oder der Veranstaltung.
  • Es folgen die Hinweise: Wochentag mit Datum, Uhrzeit, Ort, Straße, Gebäudeteil/Stockwerk.
  • Diese Angaben in Fettdruck/Bold setzen!
  • Für das Presse-Gespräch werden alle Gesprächspartner der Journalisten genannt (Vor-, Nachname, Funktion).
  • Für Veranstaltungen oder Aktionen werden Ansprechpartner und Begleiter aufgeführt (Vor-, Nachname, Funktion).
  • Auf Motive für Fotos wird verwiesen (und werden ggf. bis zum Termin beschafft).
  • Ein Gesprächspartner, der ab sofort Rede und Antwort zum Thema/Inhalt stehen kann, wird genannt (Vor-, Nachname, Funktion, Tel.-Durchwahl oder noch besser: Handy).
  • Stichpunktartig können wichtige Fakten zur Pfarrgemeinde, zum Verband oder der Einrichtung genannt werden.
  • Das Anschreiben schließt mit einer Grußformel: „Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und bedanken uns für Ihr Interesse. Mit freundlichen …“
  • Ggf. im Anhang: Tipps zur Anfahrt (ÖPNV, Straßenskizze) und zu Parkmöglichkeiten.

Das Format des Anschreibens

  • Das Anschreiben sollte auf eine DIN A4-Seite passen
  • Durch Logo oder Signet macht sich der Absender sofort erkennbar.
  • Die vollständige Adresse des Absenders sowie der Vor- und Nachname des zuständigen Ansprechpartners ist genannt. Auch seine Funktion, seine Telefon-Durchwahl und Mail-Adresse.
  • Die Redaktionsadresse ist postalisch korrekt angegeben.
  • Bei Fax-Versendung kann auf Postfach oder Straße und Postleitzahl mit Ort verzichtet werden.
  • Chefredakteure oder Ressortleiter (Lokales, Wirtschaft, Kultur, Veranstaltungskalender ...) können mit Funktion sowie Vor- und Nachnamen angeschrieben und angesprochen werden.

Beigelegte Informationen

Zusätzlich zum einladenden Anschreiben können als Anlage ein bis drei Blätter geschickt werden. Diese Blätter informieren über:

  • die Ursache oder den Hintergrund des Pressegesprächs oder der Veranstaltung
  • die Bedeutung des Themas/Inhaltes
  • den Absender der Einladung

Die wichtigen Hinweise gibt es erst während des Pressegesprächs oder während der Veranstaltung!

Die Versendung des Anschreibens

Per Fax oder per E-Mail:

  • falls Anschreiben inklusive beigelegter Info-Blätter maximal drei Seiten umfasst
  • falls es schnell gehen muss

Per Post:

  • falls die Sendung umfangreicher als drei und mehr Blätter ist
  • Das Anschreiben sollte spätestens in der Redaktion vorliegen …

Übliche Fristen:

  • Tageszeitung: drei Arbeitstage vor dem Termin
  • Nachrichten-Agentur: drei Arbeitstage vor dem Termin
  • Wochenzeitung / Kirchenzeitung: mindestens vierzehn Arbeitstage vor dem Termin
  • wöchentliches Mitteilungs- oder Anzeigenblatt: vierzehn Arbeitstage vor dem Termin
  • Rundfunkstudio: drei Arbeitstage vor dem Termin

Downloads: 

An alles gedacht?

von Pfarrbriefservice.de
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Ins Anschreiben gehören:

  • das Logo bzw. Signet Ihrer Einrichtung o.a.
  • die vollständigen Absender-Daten
  • die Angabe, wer Ansprechpartner für die Journalisten ist
  • die richtige Adresse des Mediums und der Redaktion
  • eine Betreff-Zeile
  • die Anrede der Journalisten
  • ein bis drei Sätze mit W-Antworten
  • der Hinweis „Ich lade Sie ein“
  • alle Termindaten (Wochentag mit Datum, Uhrzeit, Ort, Straße, Gebäudeteil (Fettdruck/Bold))
  • die Nennung aller Gesprächspartner oder Begleiter
  • der Verweis auf gute Foto-Motive
  • nochmals der Name des Ansprechpartners
  • eine Vorstellung der Pfarrgemeinde, des Verbandes o.ä
  • der Dank an Journalisten
  • die handschriftliche Signierung des Briefes
  • Hinweise zur Anfahrt mit Pkw und ÖPNV
  • Sind weitere Blätter mit Informationen für die Presse beigefügt?
  • Sind diese Anlagen gut gelayoutet?
  • Ist festgelegt, wann welches Medium angeschrieben bzw. angefaxt wird?
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