Kapitel 11

Es ist soweit. Der Pfarrbrief ist gedruckt und die Redaktion kann die fertigen Exemplare abholen. Allerdings ist die Arbeit damit immer noch nicht beendet. Denn was nützen die schönsten Pfarrbriefe, wenn keiner sie liest? Der Pfarrbrief muss also unter die Leute.

 

Aus der Sicht der Pfarrei oder Pfarreiengemeinschaft ist der Pfarrbrief / der Gemeindebrief oft der günstigste und zuverlässigste Weg, regelmäßig mit allen Gemeindemitgliedern in Kontakt zu kommen. Schon deshalb erübrigt sich die Frage, ob der Pfarrbrief eventuell nur in der Kirche ausgelegt wird. Vielmehr sollte der Pfarrbrief auch die Menschen erreichen, die nicht zum Kern der Gemeinde gehören. Mit einer möglichst breiten Themenvielfalt spricht das Blatt im Idealfall möglichst viele Leserinnen und Leser an.

Kostenlos an alle Katholiken?

Eine kostenlose Verteilung ist mit Abstand der beste Weg, die Brückenfunktion des Pfarrbriefes zu nutzen. Jeder Leser bekommt das Heft unaufgefordert in den Briefkasten und kann darin blättern und lesen. Eine im Jahr 2014 durchgeführte Befragung von Pfarrbriefredaktionen in 21 Bistümern hat ergeben, dass inzwischen mehr als zwei Drittel aller Pfarreien diesen Weg beschreiten. Der überwiegende Teil der Pfarrbriefe wird dabei an alle katholischen Haushalte verteilt. Aber auch die Zahl der Magazine, die alle Haushalte in einem Gemeindegebiet erreichen, ist mit 22 % beachtlich. Wie funktioniert das in der Praxis? Bewährt haben sich hierfür drei Modelle:

Drei bewährte Modelle der Verteilung

a) Ehrenamtliche Austräger

Im Idealfall gibt es in der Gemeinde genügend ehrenamtliche Helfer, die sich um die Verteilung des Blatts kümmern. Damit dies auch langfristig zuverlässig funktioniert, ist einiges an Organisationstalent und Beziehungspflege gefragt. Bewährt hat sich, das Verteilungsgebiet in kleinere Bezirke aufzuteilen, die gerade so groß sind, dass eine Person die Hefte jeweils an einem Nachmittag bequem in alle Briefkästen befördern kann. Sind die Bezirke zu groß, besteht die Gefahr, dass es manche Austräger überfordert. Ein solches Vertriebsmodell kann jedoch langfristig nur gelingen, wenn möglichst viele Helfer vorhanden sind und dauerhaft dabei bleiben.

Optimalerweise wohnt ein Austräger auch gleich in seinem Bezirk. Viele Empfänger sind froh, ein bekanntes Gesicht mit dem Pfarrbrief zu verbinden. Überhaupt sind persönliche Kontakte für den Aufbau und die Pflege eines Vertriebssystems am wichtigsten. Ein regelmäßiger Dank an die vielen Helfer, die das Heft verteilen, sollte selbstverständlich sein. Neben der namentlichen Erwähnung im Gemeindebrief kann das auch in Form einer Einladung zu einem gemeinsamen Erlebnis geschehen. Das verstärkt die Bindung der Ehrenamtlichen untereinander und lässt sie spüren, dass sie mit ihrem Dienst nicht alleine sind, und sie damit teilhaben an einer gemeinsamen guten Sache.

b) Organisation des Vertriebs durch (Jugend-)gruppen und Verbände

Eine weitere Möglichkeit das Heft unter die Leute zu bringen, sind vor Ort ansässige (Jugend-)gruppen und Verbände, manchmal auch Einzelpersonen, die sich gegen eine Aufwandsentschädigung um die Verteilung kümmern. Wenngleich der finanzielle Aufwand dadurch höher ist als bei ehrenamtlichen Helfern, entfällt dafür oft der Organisationsaufwand, ein Vertriebsnetz aufrecht zu erhalten. Diese Aufgabe übernimmt dann im Regelfall der Verband / die Gruppe.

c) Professionelle Dienstleister

Kommerzielle Lösungen, wie der Postversand (z.B. als Büchersendung) oder die Nutzung der Vertriebsnetze von Mitteilungsblättern, Anzeigenblättern oder Werbeprospekten sind meistens mit höheren Kosten verbunden. Doch sind diese mancherorts ein ebenso gangbarer Weg, den Pfarrbrief in die Haushalte zu bringen.

Letztlich ist die Entscheidung für die eine oder die andere Möglichkeit abhängig von den Gegebenheiten vor Ort: Wie setzt sich unser Team zusammen? Was können wir selber leisten? Wo benötigen wir Hilfe von außen? Wie finanziert sich unser Pfarrbrief?

Pro und Contra persönliche Adressierung

Idealerweise ist ein Pfarrmagazin, das an alle Haushalte der Gemeinde verteilt wird, persönlich an jeden Empfänger(-Haushalt) adressiert. So erscheint die Zeitschrift wie ein persönlicher Brief und hebt sich dadurch von allen anderen – nicht adressierten – Werbesendungen im Briefkasten ab. Wo der Pfarrbrief an alle katholischen Haushalte verteilt wird, ermöglicht die Adressierung eine schnelle Sortierung und Verteilung der Hefte.

Für die Adressierung bieten sich zwei Verfahren an:

a) Adressaufdruck in der Druckerei

Einige Druckereien bieten neben dem reinen Druck eines Pfarrmagazins auch den Service an, die Zeitschriften mit angelieferten Daten zu adressieren („Lettershop“). Dieses Verfahren ist i.d.R. nicht all zu teuer, ist für bestimmte Formen des Postversands erforderlich und wirkt professionell. Ein großes Hindernis ist der Datenschutz, da u.U. Adressdaten aus dem kirchlichen Meldewesen an die Druckerei übermittelt werden müssen. In der Regel muss sich die Druckerei den – relativ strengen – Regeln des kirchlichen Datenschutzes unterwerfen, was für größere Unternehmen jedoch kein Problem darstellt. Je nach Aufbereitung der Adressen kann die Druckerei die Pfarrbriefe für die Auslieferung nach Städten und Straßen sortieren und so die Verteilung erleichtern. Bei der technischen Abwicklung einer solchen Zusammenarbeit sollten die Datenschutz- und IT-Abteilungen der (erz-)bischöflichen Ordinariate/Generalvikariate die Pfarrbrief-Redaktionen unterstützen können.

b) Adressaufkleber

Viele Pfarreien/Gemeinden adressieren Ihre Pfarrbriefe selbst. Dadurch entfällt das Datenschutz-Problem. Durch das Bekleben oder Beschriften von womöglich tausenden Zeitschriften fällt aber deutlich mehr Arbeit im Bereich der Pfarrei an.

Verzichtet man auf den Aufwand der Adressierung, bietet sich die Verteilung an Hand von Adresslisten an. Bei der Produktion spart man sich nicht nur Kosten und Datenschutz-Diskussionen, sondern kann unter Umständen auch flexibler mit den – nicht personalisierten – Heften umgehen.

Und woher kommt das Geld?

Neben dem Druck ist gerade für Pfarrbrief-Redaktionen, die nicht auf ehrenamtliche Verteilerinnen und Verteiler zurückgreifen können, der Vertrieb einer der größten Kostenfaktoren.

Nach der o.g. Umfrage im Jahr 2014 finanzieren 87 Prozent der Pfarreien die Kosten für ihren Pfarrbrief aus dem laufenden Pfarreihaushalt. 17 Prozent finanzieren sich darüber hinaus durch Spenden. Anzeigenwerbung nimmt immerhin bei 13 Prozent der befragten Pfarrbriefredaktionen einen festen Platz im Heft ein. Argumente pro und contra Werbung, sowie praktische Tipps und Infos, wie man Anzeigenkunden gewinnt, gibt es im Kapitel 10 dieses Onlinekurses: „Im Pfarrbrief werben“.

Den Pfarrbrief als einen festen Posten im Pfarreihaushalt zu sehen wie Orgelbetrieb, Heizung, Gebäude, Personal und anderes sollte selbstverständlich sein. Auch das Grundlagenpapier zur Pfarrbriefarbeit der Publizistischen Kommission der Deutschen Bischofskonferenz plädiert dafür: „Die Finanzierung von Erstellung, Druck und Verteilung des Pfarrbriefes geschieht aus Mitteln der örtlichen Kirchengemeinde. Die Kirchengemeinde stellt die notwendigen Mittel zur Verfügung. Die Mittel werden im Haushalt der Pfarrgemeinde ausgewiesen.“ (DBK - Erklärungen der Kommissionen Nr. 24/ 2001).

Der Pfarrbrief ist die Chance, den Menschen Einblick zu geben in die Planungen und Angebote der Pfarrgemeinde und stärkt die Bindung zwischen der Gemeinde und ihren Mitgliedern. Für viele Menschen ist der Gemeindebrief mit weitem Abstand überhaupt die Quelle für das, was sie über Glaube und Kirche erfahren. Wenn dieser regelmäßige Brückenschlag nicht mehr stattfindet, brechen Gemeindemitglieder möglicherweise von sich aus den Kontakt ab – und für die Kirche brechen Kirchensteuer- und Spendeneinnahmen weg. Nur gut informierte und motivierte Kirchenmitglieder zahlen auch gerne und überzeugt ihre Beiträge. Deshalb ist in den Pfarrbrief investiertes Geld gut angelegtes Geld.

Sich unters Volk mischen

Wenn nun mindestens jeder katholische Haushalt den Pfarrbrief erhält, ist das Vertriebsproblem optimal gelöst. Dennoch macht es Sinn, den Pfarrbrief zusätzlich an zentralen Orten auszulegen: In der Kirche, im Gemeindehaus, im katholischen Kindergarten, der Schule oder dem Jugendzentrum, aber auch im Rathaus, beim Bäcker, Lebensmittelhändler, Floristen, Schreibwarenhändler, Arzt, Friseur ... Hier kann sich ein Kreis schließen. Wenn Geschäftsleute im Pfarrbrief inserieren, werden sie das Blatt mit ihrer Anzeige anschließend gerne im Geschäft auslegen. So bekennen sie sich öffentlich zu ihrer Kirchengemeinde und gelten bei ihren Kunden als Sympathieträger, die sich persönlich für die Kirche engagieren.

Es kostet so gut wie nichts, einige Hefte mehr zu drucken, um sie an diesen Stellen zu platzieren. Der Image-Vorteil ist aber enorm. Der Pfarrbrief mischt sich selbst unters Volk und demonstriert vor allem durch seine Präsenz in den Geschäften und in der Verwaltung, dass die Kirchengemeinde kein Ghetto-Dasein fristet. Die einfache Botschaft lautet: Unsere Gemeinde steht mitten im Leben.

Wertvolle Kontakte pflegen

Einige für die Kirchengemeinde besonders wichtige Personen und Einrichtungen sollten außerdem regelmäßig jede Pfarrbrief-Ausgabe zugeschickt bekommen – am besten zusammen mit einem kurzen, freundlichen Anschreiben. Dazu gehören der für den Bereich Kirche zuständige Redakteur der Lokalzeitung bzw. des Lokalfunks, die Redaktionen der lokalen Anzeigenblätter, die evangelische Kirchengemeinde, die Regionalstelle, lokale Politiker, wichtige Mitarbeiter der Stadtverwaltung, die für die Pfarrbriefarbeit zuständigen Mitarbeiter im (erz-)bischöflichen Ordinariat/Generalvikariat ... So baut der Pfarrbrief auch zu diesen Personen und Institutionen wertvolle Kontakte auf und ruft bei den Empfängern die eigene Gemeinde immer wieder ins Gedächtnis.

Zuletzt überarbeitet und ergänzt am 23.4.2015: tr / cs

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