Der nächste Pfarrbrief kommt bestimmt

Terminplanung für Pfarrbrief-Redakteure

Organisation und Terminplanung gehören zum wichtigsten Handwerkszeug einer Pfarrbrief-Redaktion. Es kommt zwar höchst selten vor, dass in einem Pfarrbrief eine Seite leer geblieben wäre, nur weil eine Information oder ein Bericht nicht rechtzeitig angekommen ist. Doch schlechte Planung erhöht den Stressfaktor und macht eine Mitarbeit in einer Pfarrbrief-Redaktion auf Dauer nicht attraktiv.

Eine gute Terminplanung hängt im Wesentlichen vom Leiter der Pfarrbrief-Redaktion ab. Da gibt es bekanntlich unterschiedliche Typen. Der eine ist es gewohnt, exakt und auf den Punkt genau zu planen, seine Kreativität steht hinten an. Der andere sprüht vor Energie, verschmäht jede Art von Terminplanung und Systematik und wird als „Chaot" eingestuft. Erstaunlicherweise erreichen beide Typen ihr Ziel - nur auf verschiedenem Weg.

Tipps aus der Praxis

Stellen Sie Terminzusagen in Frage

Pfarrbriefe müssen über ein gewisses Maß an Misstrauen verfügen. Da in der Öffentlichkeitsarbeit immer Neues hervorgebraucht wird, drohen häufig Zeitverzug und Fehler.

Misstrauen Sie deshalb jeder Zusage Ihrer Mitarbeiter. Viele Zusagen können erfahrungsgemäß nicht präzise eingehalten werden. Irgendetwas fehlt am Ende immer. Ihr Pfarrbrief ist aber erst dann wirklich fertig, wenn die letzte Textzeile oder die letzte Grafik gesetzt sind.

Bauen Sie Pufferzeiten ein

Wer über ein gesundes Maß an Misstrauen verfügt, kalkuliert immer ausreichend Pufferzeiten ein. Empfehlenswert ist es, zwischen dem Fertigstellungstermin und dem Abgabetermin Ihres Pfarrbriefes mindestens einen Tag Pufferzeit einzubauen. Auch gegenüber Ihren „Zulieferern" - z. B. Textschreibern - sind mehrere Tage Pufferzeit anzuraten. Die Länge der Pufferzeit hängt vom Einzelfall ab. Schließlich kennen Sie Ihre „Pappenheimer".

Auch in der Zusammenarbeit mit Druckereien und anderen Lieferanten ist Vorsicht angesagt. Auch wenn es schon oft gut gelaufen ist: Irgendein Termin kann nicht eingehalten werden. Pufferzeiten erweisen sich als willkommenes Zeitpolster.

Halten Sie Alternativen bereit

Kommt das zugesagte Foto rechtzeitig. Liefert Herr Müller seinen Bericht über die Bildungsfahrt wie vereinbart. Es kann immer einmal etwas dazwischen kommen. Das Foto ist nicht so gut geworden, Herr Müller wurde plötzlich krank. Wohl dem, der für solche Fälle Alternativen bereithält. Halten Sie deshalb immer Ersatztexte und -grafiken bereit.

Partnerschaftliches Verhältnis zu Mitarbeitern

Pflegen Sie zu Ihren Mitarbeitern und Lieferanten ein positives Verhältnis. Dazu gehört es z. B., regelmäßig Dankeschön zu sagen, die Leistung der Mitarbeiter anzuerkennen und bei Terminabsprachen auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Stellen Sie nicht nur Forderungen. Zum guten Ton gehört es auch, Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen. Die Erfahrung zeigt: Motivierte Leute verfügen über enorme Energiereserven.

Wenn etwas schief läuft: fair bleiben

Bleiben Sie fair, wenn etwas nicht läuft wie geplant. Verhalten Sie sich Ihren Mitarbeitern oder Lieferanten gegenüber konstruktiv und setzen Sie Ihre Kraft besser dafür ein, den Fehler möglichst schnell zu beseitigen. Suchen Sie nicht nach Schuldigen. Mit diesem Verhalten motivieren Sie Ihre Mitarbeiter. Außerdem lernt man nirgendwo besser als bei der Bewältigung seiner Fehler.
Wenn sich Fehler häufen, dann sollten Sie auch die Konsequenzen daraus ziehen.

Zeitplan für den Pfarrbrief

Hier ein Beispiel für die Jahresplanung einer Pfarrbrief-Redaktion

Geplant sind 4 Pfarrbriefe zu folgenden (Kirchen)Jahreszeiten:

Advent, Fastenzeit, Sommer, Erntedank

Für die Herstellung des Pfarrbriefs (Druck, Falzen, Klammern) werden 10 Tage eingeplant, mit Zeitpuffer sind das 14 Tage. Dabei ist es nicht wichtig, ob der Pfarrbrief auf dem eigenen Copyprinter im Pfarrbüro oder in einer Druckerei produziert wird.

Für das Verteilen/Austragen sind weitere 7 Tage veranschlagt.

Bei der Planung ist es sinnvoll, vom gewünschten Endzeitpunkt aus rückwärts zu planen, also von dem Zeitpunkt aus, an dem der Pfarrbrief bei den Katholiken im Briefkasten liegen soll.

Generell sind die folgenden Zeitangaben Eckdaten, die von Fall zu Fall anders aussehen können.

Beispiel Advent 2002, Erscheinungsdatum: Ab 1. Dezember 2002

• Verteilen/Austragen: ab 28. November 2002
• Anlieferung in Druckerei/Druckbeginn: 11. November 2002
• Redaktionsschluss: 4. November 2002
• Zweite Redaktionssitzung: 11. Oktober 2002 - Kontrolle der Planung, Suche nach Ersatzautoren
• Erste Redaktionssitzung: 30. September 2002 - Planung, Themenfindung, Autorensuche

Jahresplanung sinnvoll

Sinnvoll ist es, in der ersten Januarhälfte eine Jahresplanung zu machen. Für jede Pfarrbriefausgabe plant die Pfarrbrief-Redaktion wie im Beispiel „Advent" immer 8 Wochen rückwärts vom gewünschten Erscheinungstermin. Auf diese Weise kennt jeder rechtzeitig seine Termine.